Kişisel Verilerin İşlenmesine İlişkin Bilgilendirme
Bu metin, Elisit uygulamasında ve Elisit ile üretilen çıktılarda kişisel verilerin nasıl işlendiğini açıklar. 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (KVKK) kapsamında hazırlanmıştır.
Son güncelleme: 24 Eylül 2026
1. Veri sorumlusu ve rollerimiz
Elisit, Spaceflow Technologies tarafından işletilen bir yazılım hizmetidir.
Hesap verileriniz (ad, e-posta, tercihler, oturum bilgileri) bakımından veri sorumlusu Spaceflow Technologies'dir.
Toplantı kayıtları, transkriptler ve bunlardan üretilen içerikler bakımından Elisit, hizmeti kullanan danışmanlık firması adına ve onun talimatıyla veri işleyen olarak hareket eder. Bu verilerin veri sorumlusu, toplantının yapıldığı kuruluştur; toplantı katılımcılarının aydınlatılması o kuruluş ve danışmanlık firması tarafından yapılır.
2. İşlenen kişisel veriler
- Hesap: ad soyad, iş e-postası, rol, dil ve tema tercihi, oturum ve giriş kayıtları; Google veya Microsoft ile giriş yapılırsa sağlayıcının ilettiği ad ve e-posta.
- Toplantı: ses (ve varsa görüntü) kaydı, katılımcı adları, konuşmanın yazıya dökülmüş hâli (transkript), toplantı meta verisi (tarih, süre, platform, katılım).
- Üretilen içerik: süreç modelleri, notlar, açık sorular ve dışa aktarma dosyaları (PDF, Excel, diyagram).
- Müşteri portalı: yanıt verenin adı ve yanıt metinleri ile bağlantının son erişim zamanı. Uygulama, portal ziyaretçisinin IP adresini ve tarayıcı bilgisini kaydetmez; barındırma sağlayıcısının erişim günlükleri bundan ayrıdır.
- Teknik kayıtlar: hata ve performans ölçümleri; bunlar toplantı içeriği taşımaz.
3. İşleme amaçları
- İş süreçlerinin analizi ve dokümantasyonu: toplantı kaydının yazıya dökülmesi; süreç modeli, not ve açık soruların üretilmesi.
- Teslim dosyalarının (PDF, Excel, diyagram) üretilmesi ve müşteri portalı üzerinden açık soruların yanıtlanması.
- Hesap yönetimi, kimlik doğrulama, güvenlik ve hizmetin işletimi; davet, onay ve bildirim e-postalarının gönderimi.
4. Hukuki sebep
Hesap verileri: sözleşmenin kurulması ve ifası (KVKK md. 5/2-c) ile veri sorumlusunun meşru menfaati (md. 5/2-f).
Toplantı verileri: veri sorumlusu olan kuruluşun belirlediği hukuki sebep; Elisit bu verileri veri işleyen olarak yalnız talimat kapsamında işler.
5. Alt-işleyenler ve yurt dışına aktarım
Hizmetin sunulması için aşağıdaki sağlayıcılar kullanılır. Bu sağlayıcılar Türkiye dışında bulunduğu için aktarım, KVKK md. 9 anlamında yurt dışına aktarımdır; aktarımların md. 9'da öngörülen güvencelere bağlanması çalışması yürütülmektedir.
| Sağlayıcı | İş | Veri | Bölge |
|---|---|---|---|
| Google Cloud | Barındırma ve veri depolama (uygulama, veri tabanı, dosyalar) | Tüm veriler | Almanya (europe-west3, AB) |
| Recall.ai | Toplantı botu ve kayıt | Ses/görüntü kaydı, katılımcı adları | AB (eu-central-1) |
| OpenAI | Kayıtların yazıya dökülmesi (toplu) ve çıktı kalitesinin değerlendirilmesi | Ses kaydı; kalite ölçümünde süreç modeli metni | ABD |
| Google (Gemini API) | Transkriptten süreç modeli ve not üretimi; metin gömme (embedding) | Transkript metni | ABD |
| Deepgram | Canlı toplantılarda anlık yazıya dökme | Ses kaydı | ABD |
| Resend | Bildirim e-postalarının gönderimi | E-posta adresi, e-posta içeriği | ABD |
Kuruluşunuz kendi API anahtarını tanımlarsa diyagramlar ayrıca Lucid ve/veya Eraser'a (ABD) gönderilir.
6. Saklama süresi
Uygulamada saklanan toplantı kayıtları, transkriptler ve üretilen içerikler şu an süresiz saklanır; otomatik silme henüz uygulanmamıştır. Geçici yükleme ve işleme kopyaları, uygulamada saklanan bu içeriklerden ayrı olarak otomatik temizlenebilir. Silme talepleri hello@spaceflow.tech adresine iletilir ve el ile karşılanır; dışa aktarma dosyaları ve toplantı botu kayıtları da bu kapsamda el ile silinir. Uygulama içinde yalnız henüz kaydedilmemiş (taslak) toplantılar silinebilir; kuruluşunuzun yöneticisi bir müşteri veya organizasyon birimi kaydını sildiğinde ona bağlı veri tabanı kayıtları silinir.
Oturum kayıtları son kullanımdan itibaren 30 gün saklanır; her kullanım bu süreyi yeniler, çıkış yapıldığında oturum hemen silinir. Müşteri portalı bağlantıları oluşturulduktan 14 gün sonra geçersiz olur; bağlantının açılması süreyi uzatmaz.
Silinen veriler günlük yedek kopyalarda en fazla 14 gün daha bulunabilir.
7. Yapay zekâ kullanımı
Transkriptler konuşma tanıma, süreç modelleri ve notlar ise büyük dil modelleri kullanılarak otomatik üretilir. Bu çıktılar hata içerebilir ve teslim öncesi danışman tarafından doğrulanması gerekir. PDF, Excel ve teslim paketlerinde bu yönde bir ibare bulunur; diyagram dosyaları (Draw.io, Lucid, SVG/PNG) ibare taşımaz.
8. Haklarınız (KVKK md. 11)
Kişisel verilerinizle ilgili olarak şu haklara sahipsiniz:
- işlenip işlenmediğini öğrenme
- işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme
- işlenme amacını ve amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme
- yurt içinde veya yurt dışında aktarıldığı üçüncü kişileri bilme
- eksik veya yanlış işlenmişse düzeltilmesini isteme
- KVKK md. 7'deki şartlar çerçevesinde silinmesini veya yok edilmesini isteme
- düzeltme, silme ve yok etme işlemlerinin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme
- münhasıran otomatik sistemlerle analiz edilmesi suretiyle aleyhinize bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme
- kanuna aykırı işleme nedeniyle zarara uğramanız hâlinde zararın giderilmesini talep etme
Toplantı katılımcısıysanız başvurunuzu toplantıyı düzenleyen kuruluşa (veri sorumlusu) yöneltebilirsiniz; bize ulaşırsanız talebinizi ilgili kuruluşa iletiriz.
9. Güvenlik
Veriler aktarım sırasında TLS ile şifrelenir; erişim kuruluş ve rol bazında sınırlanır; giriş, dışa aktarma, onay ve silme işlemleri denetim kaydına yazılır.
10. İletişim
Sorularınız ve başvurularınız için: hello@spaceflow.tech